Creando estructura de carpetas a clientes
Creando carpetas a clientes
Automatización de la creación y mantenimiento de la estructura de carpetas de nuestros clientes
La creación de carpetas para los clientes, puede parecer sencillo, pero a la práctica, suele ser un proceso bastante tedioso.
Desde el módulo de Odoo de gestión de carpetas de clientes, hacemos que este proceso sea prácticamente automático y sobre todo haga que todos nuestros clientes tenga la misma estructura de carpetas y evitemos errores humanos típicos de los trabajos manuales.
Este curso, nos mostrará como podemos crear fácilmente la estructura de carpetas desde un cliente.
Proceso simplificado para crear la estructura de carpetas en un cliente.
Accedemos a la ficha del cliente
Clic sobre botón “crear carpetas”
Seleccionamos la plantilla de la carpeta a crear (privada / pública) y las creamos
Pedimos a informática que de el alta de los usuarios del cliente que van a acceder a esta carpeta y con qué permisos.
Explicación detallada.
Para crear la estructura de carpetas de un cliente, accederemos a la ficha del cliente y haremos clic sobre el botón “Crear carpetas”.
Nos aparecerá un asistente, donde podremos seleccionar entre las diferentes plantillas de estructuras de documentos que tenemos disponibles para desplegar.
Las plantillas disponibles son:
Cliente: Estructura carpetas públicas (Nacional) | Creará la estructura de carpetas públicas de los clientes nacionales (*) |
Cliente: Estructura carpetas privada (Nacional) | Creará la estructura de carpetas privadas de los clientes nacionales (*) |
Cliente: Estructura carpetas públicas (Andorra) | Creará la estructura de carpetas públicas de los clientes Andorra |
Cliente: Estructura carpetas privada (Andorra) | Creará la estructura de carpetas privada de los clientes Andorra |
Cliente: Estructura carpetas públicas (Girona) | Creará la estructura de carpetas públicas de los clientes Girona |
Cliente: Estructura carpetas privada (Girona) | Creará la estructura de carpetas privada de los clientes Girona |
Cliente: Estructura carpetas públicas (Ibiza) | Creará la estructura de carpetas públicas de los clientes Ibiza |
Cliente: Estructura carpetas públicas (Ibiza) | Creará la estructura de carpetas privada de los clientes Ibiza |
(*) Nacional: Se refiere a todos aquellos clientes que son de Addwill central.
Una vez hemos seleccionado la plantilla, hacemos clic sobre el botón “Crear carpetas”.
En este momento, se habrán creado las carpetas del cliente de manera controlada.
Aplicaremos al cliente todas aquellas plantillas que queramos desplegar. Por norma general irán en parejas. Por ejemplo, si tenemos que desplegar las plantillas para un cliente de Andorra.
TRUCO: Si por ejemplo escribimos en el selector de plantillas, la palabra “nacional”, nos aparecerán todas las plantillas que contengan el nombre “nacional”. |
Una vez hemos creado las carpetas, deberemos dar de alta los usuarios que accederán a esas carpetas desde el portal https://docs.addwill.eu.
Esta es una tarea que hace el departamento de informática.
Deberemos enviar una petición a informática con la siguiente información. Pondremos como ejemplo la empresa ACME DEMO.
| Asunto: Crear usuarios cliente ACME DEMO para acceso a docs.addwill.eu. |
| CUERPO DEL MENSAJE Cliente: Acme Demo Usuarios a crear: María Pérez (maria.perez@acmedemo.com), Cristina Álvarez (cristina.alvarez@acmedemo.com), Juan Gómez (juan.gomez@acmedemo.com). Observaciones: Todos los usuarios deben acceder a todas las carpetas a excepción de Juan Gómez que únicamente debe poder entrar en la carpeta “401_Nominas”. |
Una vez informática ha creado los usuarios, nos pasará las credenciales y ya le podremos enviar al cliente para que pueda acceder a su zona de documentación.
El cliente accederá a su zona de documentación y verá todas las empresas a las que puede acceder.
¿Cómo verá el cliente sus carpetas a través del portal?
Una vez acceda al portal https://docs.addwill.eu, aparecerán las diferentes zonas de información a las que tiene acceso.
En el caso ilustrado en la siguiente imagen, el usuario puede acceder a empresas desplegadas con la platilla “pública nacional” (Mis empresas) y a las desplegadas con la plantilla “pública andorra” (Mis empresas Andorra).
Dentro de cada una de estas carpetas tendrá acceso a las empresas nacionales o andorranas (según acceso) a las que se le hayan dado permiso.
Otros temas a tener en cuenta
¿Qué pasa si se añaden nuevas carpetas a las plantillas?
Si se añaden nuevas carpetas en las plantillas de Odoo, a todos aquellos clientes a los que se le haya desplegado esa plantilla, se les añadirán automáticamente las carpetas.
¿Qué pasa si se modifica el nombre de una carpeta en la plantilla?
Si se modifica el nombre de una carpeta en la propia plantilla de Odoo no tendrá ningún efecto sobre las carpetas ya creadas en los clientes mediante esa plantilla. Únicamente tendrá efecto en los nuevos clientes.
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